Wanneer je in dienst komt van IJsselheem, verwerken wij je gegevens voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en de wettelijke basis. Het gaat hier om onder andere om NAW-gegevens, een kopie van het identiteitsbewijs, geboortedatum, BSN, nationaliteit, bankrekeningnummer, privé e-mailadres, financiële gegevens met betrekking tot salaris, Verklaring Omtrent Gedrag, klachten, waarschuwingen en verzuim.
In sommige gevallen maakt IJsselheem gebruik van andere partijen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit kunnen ook partijen zijn die systemen leveren of onderhouden waarin persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het personeelsdossier.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten voor het:
- Afhandelen van het sollicitatieproces, inclusief het beoordelen van kandidaten, het plannen van gesprekken en het communiceren over de voortgang van de sollicitatieprocedure;
- Uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
- administratieve verwerkingen waaronder het vastleggen van inkomsten en uitgaven, betalingen en het innen van vorderingen;
- voldoen aan de wettelijke verplichting in het kader van externe verantwoording
- behandelen van geschillen;
- opsporen van strafbare feiten en het voorkomen en bestrijden van fraude.
Gegevens delen met andere organisaties
Wij delen persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. IJsselheem blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In de volgende situaties worden uw gegevens gedeeld met derden:
- De Belastingdienst, vanwege wettelijke verplichting.
- De bedrijfsarts en/of arbodienst, vanwege wettelijke verplichting.
- (Zorg)verzekeringsmaatschappijen indien je gebruik maakt van collectieve verzekeringen via IJsselheem; het pensioenfonds PFZW voor de uitvoering van de pensioenregeling.
- Overige partijen wanneer IJsselheem wettelijk verplicht is of wordt gevorderd.
- Overige partijen waarvoor u of IJsselheem toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor het uitvoeren van aanvullende arbeidsvoorwaarden.
Wij delen je persoonsgegevens niet met organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.
Beveiliging van gegevens
- Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en toegang zonder toestemming tot persoonsgegevens te voorkomen.
- Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.
Bewaartermijnen
Wij bewaren je gegevens niet langer dan wettelijk is verplicht of nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld. Hierna verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens. Anonimiseren betekent dat wij ervoor zorgen dat gegevens niet meer naar je te herleiden zijn. Soms hebben wij bepaalde gegevens toch nog langer nodig voor een ander doel. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een geldige reden en zorgen wij ervoor dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat doel. Daarna anonimiseren of verwijderen wij alsnog uw gegevens.
Je NAW-gegevens en burgerlijke staat worden tot zeven jaar na beëindiging van uw dienstverband bewaard. Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen worden tot vijf jaar na uitdiensttreding bewaard. Andere persoonsgegevens worden over het algemeen niet langer dan twee jaar na het einde van het dienstverband bewaard.
Indien je niet bent aangenomen voor de functie waarop u heeft gesolliciteerd, worden uw gegevens tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Je kunt toestemming te geven voor het langer bewaren van uw gegevens, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures. In dat geval hanteren wij een bewaartermijn van maximaal twee jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
